Recruiting Chatbots: Revolution im Bewerbungsprozess?

Bedeutung, Vorteile und Beispiele

Juli 31, 2024

Recruiting Chatbots dienen als ideale Brücke zwischen effizienter Automatisierung und persönlicher Bewerberbetreuung – sie transformieren den Einstellungsprozess in eine nahtlose, rund um die Uhr verfügbare Bewerbererfahrung.

Die Rekrutierung neuer Bewerber ist ein entscheidender Prozess in jedem Unternehmen, der oftmals mit sehr viel zeitlichem Aufwand verbunden ist. In Zeiten zunehmender Komplexität, fortschreitender Digitalisierung sowie Bewerber- und Fachkräftemangel, ist es umso wichtiger, immer mehr technologische Lösungen im Personalwesen zu implementieren, darunter auch Recruiting Chatbots.

Dieser Wissensbeitrag beleuchtet die Bedeutung und Vorteile von Recruiting Chatbots, liefert Beispiele zur Anwendung und bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Implementierung Ihres eigenen Chatbots.

Was sind Recruiting Chatbots?

Recruiting Chatbots sind KI-basierte Softwarelösungen, die darauf spezialisiert sind, den Rekrutierungsprozess zu automatisieren und das HR-Team zu unterstützen. Sie interagieren mit Bewerbern und beantworten dabei häufig gestellte Fragen zum Job und Unternehmen, sammeln wertvolle Bewerberinformationen und führen erste Vorauswahl-Gespräche durch.

Doch wo genau liegt nun der Unterschied zu herkömmlichen Chatbots?

Im Vergleich zu allgemeinen Kundenservice-Chatbots sind Recruiting Chatbots speziell darauf ausgelegt, den Rekrutierungsprozess zu unterstützen. Sie sind auf HR-Aufgaben spezialisiert und können beispielsweise potenzielle Bewerberprofile sowie Candidate Personas analysieren, um gezielt die besten Talente zu identifizieren.

> Was ist ein Chatbot?

Grundlegende Aufgabenbereiche von Recruiting Chatbots:

Terminvereinbarungen: Koordination von Job-Interviews und Meetings.
Bewerbervorauswahl: Erste automatisierte Auswahlgespräche und Qualifikationsprüfungen durch Bewerber-Tests.
FAQ-Bereich: Beantwortung häufig gestellter Fragen zu Stellenanzeigen, Bewerbungsprozessen und Benefits.

7 Vorteile von Recruiting Chatbots

Die Einführung eines Recruiting Chatbots ins eigene HR-Team bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die den Rekrutierungsprozess positiv beeinflussen können. Ein besonderes Augenmerk verdienen folgende 7 Vorteile:

1. Zeitersparnis im Rekrutierungsprozess

Durch die Einführung eines Recruiting-Chatbots und der damit verbundenen Automatisierung von Routineaufgaben sowie der Koordination von Vorstellungsgesprächen, sparen HR-Teams wertvolle Zeit. Überlastete Recruiter finden wieder Zeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Produktivität, sondern auch dazu, dass HR-Experten ihre geschulten Fähigkeiten wieder gezielter einsetzen können.

2. Verbesserung der Bewerbererfahrung

Ein weiterer bedeutender Vorteil ist die Verbesserung der Bewerbererfahrung. Denn Bewerber erhalten dank des Recruiting Chatbots schnellere Antworten und eine begleitende digitale Betreuung während des gesamten Bewerbungsprozesses. Dies führt nicht nur zu einer positiven Candidate Experience, sondern liefert auch wichtige erste Erkenntnisse vom potentiellen Bewerber. Die schnelle Reaktionszeit des Chatbots und zuverlässige Kommunikation hinterlassen einen professionellen Eindruck beim Bewerber und stärken das Employer Branding zu einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens als Arbeitgeber.

3. Effizienzsteigerung bei der Bewerbervorauswahl

Ein Recruiting-Chatbot steigert die Effizienz bei der Bewerbervorauswahl erheblich, indem er große Mengen an Bewerbungen in kürzester Zeit sichtet und qualifizierte Kandidaten schnell identifiziert. Beim sogenannten Pre-Employment Screening (Pre-Screening) überprüft er die Angaben der Bewerber auf Richtigkeit und sortiert Kandidaten aufgrund nicht passender Eigenschaften direkt aus. Der Recruiting-Chatbot stellt somit sicher, dass nur qualifizierte Kandidaten an die HR-Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dadurch wird der Rekrutierungsprozess nicht nur beschleunigt, sondern auch präziser, da der Fokus auf den am besten geeigneten Kandidaten liegt. Dies führt zu einer deutlich schnelleren Besetzung offener Stellen (Time-to-Hire).

4. Reduktion administrativer Aufgaben

Nicht zuletzt reduziert die Automatisierung von administrativen Aufgaben wie Terminvereinbarungen und Datenerfassung den Verwaltungsaufwand während eines Bewerbungszyklus deutlich. Dies entlastet Ihr HR-Team von zeitraubenden, repetitiven Tätigkeiten und schafft Freiräume für wichtigere Aufgaben. Insgesamt trägt der Einsatz eines Recruiting Chatbots somit zu einer deutlich effizienteren, angenehmeren und strategischeren Rekrutierungsarbeit bei.

5. Digitale Rundum-Betreuung - 24/7

Recruiting Chatbots bieten eine digitale Rundum-Betreuung, die 24 Stunden sieben Tage die Woche verfügbar ist. Sie beantworten Bewerberfragen in Echtzeit, führen durch den Bewerbungsprozess und stellen relevante Informationen Tag und Nacht sowie mehrsprachig bereit. Diese kontinuierliche Erreichbarkeit verbessert die Candidate Experience, indem es zeitliche Hürden reduziert.

6. Effektiver Onboarding Prozess

Im Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter kann ein Recruiting-Chatbot tätig werden und unterstützend wirken. Er stellt den neuen Mitarbeitern notwendige Informationen zur Einrichtung des Arbeitsplatzes oder zu den Compliance-Regeln des Unternehmens zur Verfügung und beantwortet ihre Fragen, was die Einarbeitungszeit verkürzen kann.

7. Anzahl abgebrochener Bewerbungen reduzieren

Durch die Integration eines Chatbots in den Bewerbungsprozess kann die Zahl der abgebrochenen Bewerbungen reduziert werden. Der Recruiting-Chatbot führt Bewerber Schritt für Schritt durch den Bewerbungsprozess, hilft bei technischen Problemen und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen, für die weitere Bearbeitung der Bewerbungen, eingegeben wurden.

So groß ist das Sparpotenzial von Recruiting Chatbots

Wie bereits erwähnt, kann ein Recruiting-Chatbot Kosten senken, indem er den Rekrutierungsprozess effizienter gestaltet und administrative Aufgaben automatisiert. Er entlastet HR-Teams und senkt den Personalbedarf, indem er Routineaufgaben wie die Beantwortung häufig gestellter Fragen, die Vorauswahl von Bewerbern und die Terminvereinbarung gleichzeitig bearbeitet und selbständig übernimmt.

Durch die Sichtung von Bewerbungen in Echtzeit und die sofortige Identifizierung qualifizierter Kandidaten beschleunigen Chatbots den Rekrutierungsprozess, was die Zeit bis zur Einstellung verkürzt und die Kosten für unbesetzte Stellen senkt.

Schnelle und konsistente Antworten verbessern auch die Erfahrungen der Bewerber und verringern die Notwendigkeit teurer Rekrutierungskampagnen. Aber was bedeutet das in Zahlen?

Ein kleines Zahlenbeispiel aus dem Top-Funnel des Recruiting-Prozesses:

Wie kann ein Bewerbungsprozess mit einem Recruiting-Chatbot aussehen?

Schauen wir uns exemplarisch einen solchen Bewerbungsprozess anhand der folgenden kurzen Geschichte an:

An einem regnerischen Montagnachmittag surft Alex auf seiner bevorzugten Jobplattform, als er plötzlich auf eine interessante Stellenanzeige eines führenden Unternehmens in seiner Branche stieß. Neugierig klickte er auf den angegebenen Link mit dem Text “Jetzt direkt über unseren Chatbot bewerben” und landete auf der Website des Unternehmens, wo ihn ein freundlicher Chatbot begrüßte.

„Hallo, hast du Fragen zu einem unserer Jobprofile?“, meldete sich der Chatbot. Alex Neugier wurde geweckt. Er beschloss, den Recruiting-Chatbot zu nutzen, um mehr über die Stelle zu erfahren und aufkommende Fragen direkt zu klären. Positiv fand er auch, dass der Chatbot ihm nicht nur detaillierte Informationen über die Stelle lieferte, sondern ihm auch den gesamten Bewerbungsprozess erklärte.

Trotz Zweifel entschied sich Alex, seine Bewerbung direkt über den Chatbot einzureichen, was er in dieser Form noch nie gemacht hatte. Der Bewerbungsbot führte ihn Schritt für Schritt durch den Bewerbungsprozess, forderte die notwendigen Dokumente an und stellte sicher, dass alle wichtigen Informationen korrekt eingegeben wurden. Nachdem Alex seine Bewerbung abgeschickt hatte, erhielt er sofort eine Bestätigung: „Vielen Dank, Alex! Deine Bewerbung ist bei uns eingegangen.

Während Alex auf die Rückmeldung wartete, stand ihm der Chatbot jederzeit für weitere Fragen zur Verfügung. Das nahm Alex viel Unsicherheit und half ihm, sich gezielt auf die nächsten Schritte vorzubereiten. Schon bald erhielt er die Gewissheit, dass seine Bewerbung die erste Vorauswahl bestanden hatte und er zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde.

Anschließend übernahm der Chatbot die Koordination des Interviewtermins und fand einige passende Slots im Kalender der Recruiter, so dass Alex per Date-Picker direkt im Chatfenster des Bots einen passenden Termin auswählen konnte. Daraufhin folgte eine automatische Kalendereinladung an den Personalverantwortlichen. Am Tag des Vorstellungsgesprächs war Alex gut vorbereitet, denn der Chatbot hatte ihm im Vorfeld hilfreiche Tipps für das bevorstehende Gespräch gegeben.

Nach dem Gespräch analysierte der Chatbot die gesammelten Daten und erstellte einen detaillierten Bericht für die Personalabteilung. Alex wusste durch seine aktive Zustimmung, dass seine Stärken und Schwächen objektiv ausgewertet wurden. Nach der Auswertung durch das HR-Team erhielt er die erfreuliche Nachricht, dass das Unternehmen ihm ein Jobangebot machen wollte. Der Chatbot übermittelte ihm das Angebot als PDF-Dokument und klärte alle offenen Fragen direkt im Chatfenster.

Nachdem Alex zugesagt hatte, begann der Onboarding-Prozess im neuen Unternehmen. Auch hier stand der Recruiting-Chatbot Alex zur Seite, führte ihn durch die ersten Schritte, lieferte wichtige Informationen und beantwortete alle Fragen. Dank des Chatbots fühlte sich Alex von Anfang an gut aufgehoben, vorbereitet und unterstützt.

Zukunftsaussichten und Trends

Unternehmen können durch den Einsatz von KI-basierten Chatbots ihre Rekrutierungskosten weiter senken, indem sie einfache Anfragen automatisieren und schnelle Antworten liefern. Im Personalwesen übernehmen Chatbots bereits heute zunehmend Aufgaben wie Bewerberscreening, Mitarbeiteranfragen und Einarbeitungsunterstützung, fundiert durch verbesserte Analyse- und Integrationsfähigkeiten in HR-Systeme. Dank des technischen Fortschritts und der wachsenden Akzeptanz werden Recruiting Chatbots eine zentrale Rolle im Recruiting der Zukunft spielen.

Fazit

Recruiting Chatbots bieten wesentliche Vorteile wie Zeitersparnis, Effizienzsteigerung sowie eine verbesserte Bewerber- und Mitarbeitererfahrung. Unternehmen sollten die Implementierung von Recruiting Chatbots in Erwägung ziehen, um ihre Rekrutierungsprozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit Blick auf die zukünftige Bedeutung und die fortschreitende Entwicklung von KI-Technologien wird die Bedeutung von Recruiting Chatbots unserer Meinung nach weiter zunehmen.

Erfahren Sie mehr zu den Chatbots im HR und optimieren Sie Ihr Personalmanagement

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